廠商協調溝通信指令｜AI 幫工程師寫出正式又有效的廠商溝通書面記錄

李李宛庭・AI 趨勢編輯 ·被複製 420 次·最後更新 2026/06/27

適用模型ChatGPTClaude

一句話結論輸入廠商名稱與問題說明，AI 扮演台灣工程管理師，產出一封格式正式、問題描述客觀、配合事項條列清楚的廠商協調信，讓工程現場溝通有書面記錄，避免口頭約定事後難舉證。

指令介紹

工程現場很多協調都靠打電話、講LINE，說好了但沒有白紙黑字，廠商事後不認帳就麻煩了。這組指令幫你快速產出一封正式的書面協調信，問題說清楚、配合事項條列清楚、回覆期限寫清楚，讓現場協調不只是口頭說說，而是有記錄可查。

適用情境

廠商協調工程書函施工品質合約管理

懶人貼上・複製就能用

已填好範例複製就能直接用

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廠商名稱

問題說明

⬇ 匯出此指令 CSV

AI 指令庫編輯的話

編輯實測工程廠商協調的書面記錄兼具兩個功能：讓廠商清楚知道「要做什麼、什麼時候做完、不做有什麼後果」，同時保護甲方在日後爭議時的舉證能力。這組指令強制把問題描述客觀化、配合事項期限化、費用責任合約化，讓溝通信件真正發揮法律效力。這組「廠商協調溝通信指令｜AI 幫工程師寫出正式又有效的廠商溝通書面記錄」是 Prompts 編輯團隊實測整理的職場 AI 指令（Prompt），適合用 ChatGPT、Claude 執行，特別適合「0」等台灣在地場景。複製上方指令範本即可使用，免費、免註冊。

模型實測對照

受文者：○○磁磚工程有限公司施先生敬啟發文日期：2025年11月20日主旨：台南中西區集合住宅新建工程（合約編號：2025-TN-08）——三樓浴室地磚施工品質缺失通知暨改善要求一、事由說明本工程三樓浴室磁磚工程，貴公司於 2025 年 11 月 12 日施工完成。本所監造人員於 11 月 18 日進行竣工品質查驗，依敲擊法（空鼓音測試）檢測結果，發現三樓浴室地磚空鼓面積比例達 35%，超出合約附件《建築工程品質查核基準》所定 5% 容許值。二、貴公司應配合改善事項 1. 請於 2025/11/25 前提出「空鼓缺失改善計畫書」，說明改善方法及施工時程。 2. 請於 2025/12/05 前完成全部空鼓地磚拆除重鋪，並達到合約規定之允收標準。 3. 改善完成後，請通知監造單位安排複驗，複驗合格後方可辦理本期估驗款申請。三、費用與工期影響前揭改善工程所需費用，依合約第 18 條（施工缺失保固條款）由貴公司自行負擔。因本缺失造成之工期延誤，本所保留依合約追討逾期罰款之權利。四、回覆期限請貴公司於收信後 3 個工作日內（即 11/25 前），書面回覆改善計畫，逾期視為不同意，本所將依合約啟動爭議處理程序。五、附件附件一：品質查驗照片（共 12 張）附件二：敲擊法測試記錄表附件三：合約附件品質查核基準第 3.2 條敬請惠覆！監造單位：○○建築師事務所陳建築師

實測（ChatGPT）：書信格式正式規範，問題描述引用合約條款與具體數據（35% vs 5%），配合事項有明確期限，費用歸責依據合約條號，整體可直接作為正式往來公文發出。

依三樓浴室地磚空鼓35%超標情況，產出正式協調信：工程合約背景說明→11/18查驗發現空鼓35%超過合約5%容許值的客觀描述→三項配合事項含11/25改善計畫/12/5完工/複驗合格才估驗→費用依合約第18條自負/逾期罰款保留→3工作日回覆期限→三份附件清單。

實測（Claude）：把口頭催促升格為有法律效力的正式書面通知，責任歸屬依合約條款清楚說明。