職場上，有三種文件幾乎每個人都得寫，卻幾乎每個人都沒認真學過：離職信、請假單（請假訊息）、道歉信。
這三種信的共同毛病是：要麼太短（一句話帶過，讓人覺得不負責任），要麼太長（長篇大論、情緒外溢，反而留下不好的印象）。更常見的問題是語氣走偏——離職信寫成抱怨書、請假訊息寫得像在撒嬌、道歉信說了一堆「但是」把責任推出去。
AI 工具的出現，讓這三種信的起草門檻大幅降低。但用 AI 也有踩雷風險：若指令給錯，輸出的範本可能生硬、空洞，甚至語氣和台灣職場文化不符。
本篇教你每種信的核心結構，以及如何給 AI 正確的指令，讓它幫你產出符合台灣職場習慣、可直接微調使用的範本。
| 文件 | 核心目的 | 常見錯誤 | 適合篇幅 |
|---|---|---|---|
| 離職信 | 正式告知離職意願與時間 | 情緒外溢、提真實抱怨 | 150–250 字 |
| 請假單/請假訊息 | 通知假別、時間、代理安排 | 理由模糊、忘記交代代理人 | 50–100 字 |
| 道歉信 | 承認疏失、說明影響、提補救方案 | 說了對不起又加「但是」 | 150–300 字 |
根據勞動基準法，受僱勞工離職需依年資給予預告，詳細規定可參考勞動部官方網站。一般原則如下：
以上為一般原則，個別狀況仍需依勞動契約確認。建議離職通知以書面（Email 或紙本）為準，並保留紀錄。
大多數人離職都有說不出口的原因：主管管理風格有問題、薪水遲遲不漲、公司文化讓人憋屈。但離職信不是發洩的地方。
對外版離職信（寫給公司正式留存的版本）要保持三個原則：正面、簡潔、專業。只需要做三件事：告知離職意願與日期、簡短致謝、承諾配合交接。
真實原因可以在人資安排的離職面談（exit interview）中適度、有建設性地表達。口頭表達比書面更有彈性，也更不容易留下不必要的紀錄。
陳經理您好：
謹此正式告知，本人決定辭去目前職務，預計最後上班日為 2026 年 8 月 15 日，符合本人年資所需之預告期。
感謝公司這段時間給予的機會，以及您在工作上的帶領，讓我在專業上有很大的成長。
在正式離職前，本人將盡力完成手上工作交接，確保業務順暢不中斷。如有需要安排交接計畫，請不吝通知。
祝 工作順心。
林○○ 敬上 2026 年 7 月 15 日
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不管是正式請假單、公司系統線上申請，還是 LINE 上的即時訊息，請假通知都必須包含三件事：
這三件事說清楚，主管基本上沒有理由刁難。
| 假別 | 建議語氣 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 病假 | 平實，不需過度解釋 | 說明是否需要就醫即可，不用說什麼病 |
| 事假 | 簡短帶過事由類型 | 「家中有事需要處理」就夠了 |
| 家庭因素 | 可適度說明（如接送長輩就醫） | 不需透露過多私事 |
| 特休 | 直接提出，不需解釋 | 特休是法定權利，不需道歉 |
病假（即時通知）：
主管您好，我今天身體不適需要請病假一天（7/4），代理人為王大明，緊急事項請聯絡他。造成不便非常抱歉，謝謝您。
事假（預先告知）：
主管您好，我預計於 7/8（二）請事假一天，家中有事需要處理。這段時間的工作我會提前安排，緊急事項由陳小華代理，已和他確認過。麻煩協助確認，謝謝。
特休（輕鬆語氣）：
主管您好，想申請 7/11（五）特休一天，充個電。代理人已和小陳協調好。麻煩協助簽核，謝謝！
更多請假範本請見：請假單與請假訊息大全。
道歉信失敗的最大原因，不是態度不好，而是結構爛。以下三段式框架幾乎可以套用所有職場道歉情境：
失敗道歉的三大模式：
| 對象 | 語氣 | 重點 |
|---|---|---|
| 對主管 | 正式、負責任、簡潔 | 說清楚原因與補救方案 |
| 對客戶 | 禮貌、誠懇、解決導向 | 補救行動與後續保證最重要 |
| 對同事 | 自然、真誠，不需過度正式 | 簡短誠意勝過長篇大論 |
主管您好：
本人就昨日會議資料準備疏漏一事，向您致上誠摯的歉意。
因本人事前確認不夠仔細，導致會議中有兩項數據出現錯誤，影響了決策討論的準確性，對您造成困擾，深感抱歉。
我已於今日上午重新核對所有數據並更新報告，確保資料正確無誤。日後我會在提交前建立雙重確認機制，避免類似狀況再次發生。
感謝您的包容，本人會持續改進。
林○○ 敬上
您好：
非常抱歉，本次報告未能如期於 6/20 交付，造成您的等待與不便，我方深感歉意。
延誤原因是內部流程確認耗時超出預期，這是我方管理上的疏失。
報告已於今日完成，請見附件。我們已調整內部時程管控機制，確保日後準時交付。如有任何問題，歡迎隨時聯繫。感謝您的諒解。
更多範本請見：Email 道歉信範本。
ChatGPT、Claude 等 AI 工具，特別擅長根據你提供的背景條件，快速生成符合特定語氣的文書範本。關鍵在於指令品質——給越具體的情境，輸出就越貼近實際需要。
指令一：離職信
請幫我寫一封繁體中文離職信，對象是我的主管陳經理。我在公司服務兩年半，預計最後上班日是 2026 年 8 月 15 日（已符合法定預告期）。語氣要專業、感謝、正向，不提真實離職原因，並表達配合交接的意願。
指令二：請假訊息
請幫我用繁體中文寫一則 LINE 請假訊息，假別是病假，請假日期是明天（7/5），代理人是王小明。語氣要禮貌但不過度道歉，簡短有禮即可。
指令三：道歉信（對客戶）
請幫我寫一封繁體中文道歉信，對象是客戶方的採購主管。事件：我方在 6/19 未能準時交付合約規定的樣品，延遲了兩天。語氣要誠懇、專業，避免推卸責任，並說明已採取的補救措施（6/21 已補送，並提供下次訂單 5% 折扣）。
陳經理您好，
謹此正式告知，本人決定辭去目前職務，預計最後上班日為 2026 年 8 月 15 日。
在公司服務兩年半期間，感謝您的帶領與團隊的協助，讓我在專業上有許多收穫。
正式離職前，我將盡力完成手邊工作並配合交接，確保業務不受影響。如有任何需要，請不吝告知。
祝 工作順心。
林○○ 敬上
更多 AI 職場指令請見：職場 AI 指令庫、所有使用情境。
1. 離職信寫太多情緒：就算有委屈，書面離職信只需正式告知。情緒和真實原因留到離職面談再說，書面存底以後都能被看到。
2. 請假訊息只說「我今天請假」：沒說假別、沒說代理人，主管不知道找誰、怎麼記帳。這樣的訊息等於沒說。
3. 道歉信說「對不起，但是……」：「但是」讓前面的道歉失效。若需要說明背景，用「當時的情況是……」，不要用「但是我也有苦衷」。
4. AI 指令給太少資訊：只說「幫我寫離職信」，AI 一定輸出空洞範本。給假別、對象、時間、語氣、特殊條件，輸出才能直接用。
5. 道歉信篇幅太短：請假一兩行就夠，但道歉信太短反而顯得輕率，至少要有承認、影響、補救三個部分。
離職信要寫真實原因嗎？
不需要。離職信是正式文件，只要寫清楚離職意向和最後上班日即可。真實原因可以在離職面談中口頭表達，但沒有義務寫在書面上，書面資料日後還可能被調閱。
請假理由用 AI 寫會不會很假？
AI 只是起草工具，最後要自己加入真實細節（假別、時間、代理人名字）。給 AI 夠具體的背景，輸出自然不會空洞。最終訊息還是要你過一遍，確認語氣符合你和主管的相處方式。
道歉信要道歉幾次？
一次就夠。道歉的力道在於誠懇和具體——承認了什麼、造成了什麼影響、怎麼補救。反覆說「非常抱歉」，但沒說清楚發生了什麼、如何補救，效果反而更差。
離職後能請公司開立服務年資證明嗎？
可以，這是勞工的法定權利。離職程序完成後，可向人資部門申請離職證明書，通常包含任職期間與職稱。若公司拒絕，可向勞動部申訴。
本文所提及之勞動法令相關資訊（如預告期）僅為一般原則說明，個別情況仍需依勞動契約及勞動部最新規定為準。
不需要。離職信是正式文件，只要寫清楚離職意向和最後上班日即可。真實原因可以在離職面談中口頭表達，但沒有義務寫在書面上，書面資料日後還可能被調閱。
AI 只是起草工具，最後要自己加入真實細節（假別、時間、代理人名字）。給 AI 夠具體的背景，輸出自然不會空洞，最終訊息還是要你過一遍確認語氣。
一次就夠。道歉的力道在於誠懇和具體——承認了什麼、造成了什麼影響、怎麼補救。反覆道歉卻沒說清楚發生了什麼、如何補救，效果反而更差。
可以，這是勞工的法定權利。離職程序完成後，可向人資部門申請離職證明書，通常包含任職期間與職稱。若公司拒絕，可向勞動部申訴。