台灣做外貿的業務，英文不是不會，但寫信就是卡。老闆說「你發個開發信去試試」，打開 Gmail 盯著空白視窗十分鐘，最後貼了一段從 Google 搜來的模板，收件人看到秒存垃圾桶。這不是你的問題——外貿英文本來就有一套業界邏輯，學校沒教，Google 翻到的範本又老又硬。
本篇從台灣出口業務的視角，手把手拆解開發信、報價信、以及三種高頻情境信的寫法，並整合 AI 工具把寫信效率翻倍。如果你正摸索怎麼讓外國客戶願意回信，這篇從頭讀到尾值得。
一、主旨太長、太客氣
「Dear Sir/Madam, Greetings from Taiwan!」——這行主旨在歐美買家的信箱裡，直接等於廣告信，秒刪。
二、開場白佔了一半
「We are a professional manufacturer established in 1998 with ISO 9001 certification and over 200 employees...」買家不在乎公司簡介，他只想知道：你能幫他解決什麼問題？
三、沒有明確的 CTA（Call to Action）
信寄出去，結尾寫 "Looking forward to your reply." 買家憑什麼回？告訴對方下一步要做什麼，才能帶出行動。
四、Incoterms 與付款條件語焉不詳
報價信不寫 FOB/CIF、T/T 30 days 還是 L/C，買家連比價都比不了，自然就石沉大海。
五、情境語氣錯位
催款信跟開發信用同一種客氣口吻，或對大客戶用太強硬的語氣，都是傷感情的地雷。
一封有效的外貿開發信，結構只有四層：主旨 → 開場 → 價值主張 → CTA。每層各有禁忌。
好主旨公式：[具體產品/類別] for [對方市場] – [差異點]
| 差主旨 | 好主旨 |
|---|---|
| Greeting from Taiwan manufacturer | Eco-Friendly LED Panels for EU Buyers – CE Certified |
| We want to cooperate with you | Custom OEM Packaging – MOQ 500 pcs, 25-day Lead Time |
| Introduction of our products | Stainless Steel Fittings – FOB USD 3.2/pcs, Ready Stock |
不要自我介紹，先給對方一個理由讀下去。找到對方的具體資訊（官網、展覽、LinkedIn），讓開場個人化：
"I noticed your store carries [product category] — we supply [specific product] to 30+ retailers in [your market], and I thought it might be a strong fit."
這段很適合用 AI 客製，後面的指令會示範。
三行內說清楚：我有什麼、比誰便宜/快/好、你下一步怎麼拿到樣品：
"We manufacture [product] with [key spec], priced at USD [X]–[Y] FOB Kaohsiung. Lead time is 20–25 days. Free samples available upon request."
一個動作，清楚、有時間感：
"Would you have 10 minutes this week for a quick call? Or I can send our catalog first — just let me know."
完整開發信格式請參考 → 外貿開發信完整指南。
客戶主動詢價，是最高價值的訊號。但台灣業務常見的失誤：把報價信寫成 Excel 截圖加一句 "Please refer to the attached quotation."——沒有溫度，沒有引導，對方根本不知道下一步該做什麼。
| 情境 | 英文用語 | 說明 |
|---|---|---|
| 貿易條件 | FOB / CIF / EXW | 影響到岸成本，務必標清楚（Incoterms 解說） |
| 最低訂量 | MOQ (Minimum Order Quantity) | 如：MOQ: 500 pcs per style |
| 交貨期 | Lead time | 如：Lead time: 25–30 days after deposit |
| 付款條件 | T/T 30% deposit, balance before shipment | 電匯預付＋出貨前付尾款 |
| 信用狀 | L/C at sight | 即期信用狀 |
| 樣品費 | Sample charge | 可附「refundable upon order」 |
| 報價有效期 | Validity | 如：Valid for 30 days from this quotation |
Subject: Re: Inquiry for Stainless Steel Water Bottles – Quotation from ABC Corp
Dear Sarah,
Thank you for your inquiry. Please find our quotation below:
Product: 500ml Double-Wall Stainless Steel Water Bottle (Model: WB-500)
Unit Price: USD 4.80 / pc (FOB Kaohsiung)
MOQ: 1,000 pcs
Lead Time: 25 working days after receipt of deposit
Payment Terms: T/T – 30% deposit, balance against B/L copy
Packaging: Individual color box (custom printing available, add USD 0.30/pc)
Validity: 30 days from this quotation
We have attached our product catalog and spec sheet for your reference.
Custom logo/color is supported with no tooling fee for orders above 2,000 pcs.
Could you share the target price range you have in mind?
That would help us optimize the offer for you.
Best regards,
Mike Chen | Sales Manager
ABC Corp | www.abccorp.com.tw
更多詢盤回覆技巧：→ 詢盤回覆完整指南｜報價信寫法詳解
AI 不是用來取代你的外貿判斷，而是把你的想法快速變成地道英文。流程三步走：餵資料給 AI → 產出草稿 → 你審核數字與語氣。
複製以下指令，換掉 [ ] 內的資訊：
你是台灣外貿業務，幫我寫一封英文開發信（cold email）給美國的 Amazon 賣家。
對方資訊：[公司名]，主要賣 [產品類別]，在 Amazon US 有店。
我方產品：[產品名]，特色是 [2–3 個賣點]，單價約 USD [X] FOB 高雄。
目標：讓對方願意索取 catalog 或安排 10 分鐘通話。
要求：
- 主旨簡短有力（15 字以內）
- 開場個人化，提到對方的 Amazon 店
- 價值主張三行以內
- CTA 明確
- 語氣專業但不過度正式
- 英文，100–150 字
幫我把以下報價資訊整理成一封專業英文報價回覆信。
客戶詢問：[貼上客戶原信或摘要]
我方報價：
- 產品：[名稱＋規格]
- 單價：USD [X] [FOB/CIF 高雄]
- MOQ：[數量]
- 交期：[天數]，自收到定金後起算
- 付款：[T/T 比例 / L/C at sight]
- 樣品：[費用/免費]
語氣：親切專業，結尾引導對方給 target price 或確認下一步。
幫我潤飾以下外貿英文信，讓它更自然、更地道，適合歐美商業場合。
保留所有數字、條件、規格不變。
附上修改說明（中文），讓我知道改了哪裡、為什麼。
[貼上你的草稿]
以上指令在 ChatGPT、Claude 或其他主流 AI 工具都可使用。更多可複製指令請到 → 電商行銷指令集，依照你的職位也可以在 → 各角色指令庫 找到對應工作流。
催款最怕兩極：太軟對方拖、太硬傷感情。三段式最穩，語氣要「提醒而非追討」：
Subject: Payment Reminder – Invoice #INV-001 Due [Date]
Dear [Name],
I hope this message finds you well. This is a friendly reminder that Invoice #INV-001 for USD [amount] was due on [date].
If payment has already been arranged, please disregard this message and kindly share the remittance slip for our records.
Should there be any issues or if you need a revised payment schedule, please let me know — I'm happy to work something out.
Best regards,
[Name]
更多催款信範本與跟進節奏：→ 催款信完整模板
延遲消息要主動通知，晚說比早說傷害大三倍：
Subject: Important Update on Your Order #ORDER-001 – Revised Delivery
Dear [Name],
I sincerely apologize for the delay in your shipment. Due to [raw material shortage / production backlog / logistics disruption], the estimated ship date has been revised to [new date].
I understand this may affect your schedule, and I take full responsibility. To compensate, we will [cover express shipping / offer X% discount on next order].
I'll send you a shipping update every [X] days until your goods arrive.
Sincerely,
[Name]
漲價信最忌突然。提前 30–60 天通知、給理由、給緩衝期，是維持客戶關係的基本禮節：
Subject: Price Adjustment Notice – Effective [Date]
Dear [Name],
Due to significant increases in raw material and logistics costs, we will be adjusting our prices by approximately [X]% starting [effective date].
Orders placed before [cut-off date] will be honored at current pricing. We have done our best to absorb costs and appreciate your continued partnership.
A revised price list is attached. Please feel free to contact me to discuss how we can continue to serve your needs effectively.
Best regards,
[Name]
我輔導過不少台灣中小型外貿業務，最常聽到的顧慮是「我英文不夠好」。事實是：歐美買家每天收幾十封郵件，他們需要的不是完美文法，而是一封「看完就知道怎麼動作」的信。AI 工具現在已經能把你的想法變成地道英文，你只需要確保數字和條件正確、語氣符合情境。
外貿信最值得練的能力，是判斷「什麼時候該跟進、什麼時候該等、什麼時候該讓步」——這是 AI 暫時幫不了你的部分。
延伸參考：外貿協會（TAITRA） 定期舉辦外銷英語課程與展覽媒合，是台灣業務磨練實戰英文的好管道。AI 工具的選擇可參考 OpenAI 官方。
完全可以。只要能用中文描述清楚產品、報價條件與目標對象，AI 就能產出地道的英文草稿。你的工作是確認數字正確、語氣合適，再微調即可。本篇附有三段可直接複製的 AI 指令，照著填就能用。
用同一份模板發一百封才叫罐頭。只要在開場加入對方的具體資訊（官網商品、目標市場、展覽記錄），即使 AI 起草，讀起來也會像針對他寫的。本篇指令一示範了如何要求個人化開場。
強烈建議。FOB、CIF、EXW 直接影響買家的到岸成本計算，不標清楚就沒辦法比價。最常用的是 FOB（高雄／台中／台北港口），詳見站內 Incoterms 解說頁。
一般建議 5–7 個工作天後寄一封簡短跟進信（follow-up），內容只需一句：Just checking if my previous email reached you — happy to answer any questions or send our catalog. 跟進不超過兩次，否則容易被標記為垃圾信。